การจัดลำดับความสำคัญของงาน Prioritize

เห็นรูปข้าราชการตำรวจชั้นผู้ใหญ่แถลงข่าวการจับกุมครูแล้วบอกตรงๆว่า ขัดตา พออ่านข่าวว่างานนี้ใช้นายพลตำรวจถึง 5 คน ก็รู้สึกขัดใจขึ้นมาทันที ไม่ใช่โกรธเคืองอะไรหรอก แต่รู้สึกเสียดายแทน คือ เสียดายเวลาของท่าน การจัดการกับอาชญากรรมอย่างจริงจังเป็นงานสำคัญ แต่การแถลงข่าวคดีแบบนี้ ไม่ใช่งานสำคัญ ให้ลูกน้องทำก็ได้

คนเราไม่ได้มีเวลามากมาย หากจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ถูกต้อง งานก็ไม่ไปถึงไหน หากเป็นคนธรรมดาสามัญ ชีวิตก็ย่ำอยู่กับที่ หากเป็นผู้นำ องค์กรก็ไม่ก้าวหน้า

การจัดลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญของงานนับเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน แต่ก็มีน้อยคนมากที่สามารถจัดงานได้อย่างมีประสิทธิผล อาจเนื่องด้วยปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้ไม่สามารถจัดลำดับงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของเราให้มาขึ้น มิเช่นนั้นเราก็จะดำเนินชีวิตไปอย่างไรประสิทธิผลซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่มีใครชอบแน่เลย

การจัดลำดับความสำคัญของงานหรือที่เรียกว่า prioritize หรือ set priority เป็นสิ่งสำคัญ วันนี้อยากแนะนำวิธีที่ได้ผลดี
นั่นคือวิธีที่เรียกว่า Eisenhower’s Principle -หลักการของไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

วิธีนี้ใช้ 2 ตัวแปรมาตัดสิน นั่นคือ ความสำคัญ และความเร่งด่วน หากพิจารณางานโดยอิงสองตัวนี้ ก็จะจัดงานได้เป็น 4 กลุ่มคือ

1.สำคัญและเร่งด่วน
2.สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
3.ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
4.ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

กลุ่มแรกมักเป็นวิกฤตหรืองานฉุกเฉิน ที่เราไม่ได้คาดมาก่อน หรือเป็นงานที่เราผลัดวันประกันพรุ่งไปจนกระทั่งนาทีสุดท้าย แบบนี้เราต้อง DO รีบทำให้เสร็จ และถ้าจะให้ดี ก็หัดวางแผน จะได้ไม่ถูก ‘ไฟลนก้น’ บ่อยๆ

กลุ่มที่ 2 เป็นสิ่งที่ต้องทำ แต่ไม่รีบ ดังนั้น ต้อง DECIDE ตัดสินใจหรือวางแผนว่าจะทำเมื่อไหร่ จัดสรรเวลาทำอย่างเหมาะสมเพื่อมันจะได้ไม่กลายเป็นปัญหาเร่งด่วนทีหลัง การจัดลำดับว่าเมื่อไหร่จะทำอะไร เป็นการป้องกันไม่ให้งานในกลุ่มที่ 2 แปลงร่างเป็นกลุ่มที่ 1 (งานเร่งด่วน) ซึ่งก็จะทำให้ความเครียดในการทำงานลดลง

กลุ่มที่ 3 งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน แบบนี้ควรจะ DELEGATE คือมอบหมายให้คนอื่นทำแทน เราไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างคนเดียว หลายคนกังวลว่าคนที่ทำแทนนั้น จะทำได้ไม่ดีพอ ก็ในเมื่อมันไม่ใช่งานสำคัญ แล้วจะไปแคร์ทำไม เก็บเวลาเก็บพลังเอาไว้ทำเรื่องที่สำคัญดีกว่า (หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ฝึกใครบางคนที่หน่วยก้านดี ให้เก่งให้ทำงานบางอย่างแทนเราให้ได้)

และกลุ่มสุดท้าย วิธีจัดการคือ DUMP แปลว่า ทิ้งลงถังขยะ อย่าไปเสียเวลา ยกเลิกมันซะ หรือหัดปฏิเสธอย่างสุภาพ

การ prioritize จะทำให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีเวลาและพลังพอสำหรับงานสำคัญ และทำงานได้ครบถ้วน การตัดสิ่งที่ไม่สำคัญออกไป จะช่วยให้เราโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญได้ดีขึ้น ด้วยวิธีนี้เราจะบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ แถมยังจะปลอดภัยจากโรคเครียด วิตกกังวลที่มักเกิดขึ้นจากงานรุมเร้า เพียงเพราะไม่มีทักษะ prioritize

แต่จะ prioritize ได้ดี ก็ต้องแยกแยะเป็นว่า สำคัญ-ไม่สำคัญ ด่วน-ไม่ด่วน นั้นแตกต่างกันอย่างไร ข้อนี้แหละ ยากที่สุด

การแถลงข่าวเรื่องครูนี้ น่าจะเป็นกลุ่มที่ 4 สำหรับท่านนายพลทั้งหลาย แต่ถ้าเป็นการแถลงข่าวอาชญากรรมร้ายแรงที่ทำให้ชาวบ้านหวาดผวา ก็อาจจะเลื่อนขั้นไปเป็นกลุ่มที่ 3 ได้ และสามารถให้ระดับนายพัน แถลงแทน เพื่อท่านนายพลจะได้เอาเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่า ไปจัดการคดีที่รุนแรง ชาวบ้านอย่างเราจะได้นอนหลับสนิท รู้สึกอยู่รอดปลอดภัย

หากโพสต์นี้กระทบกระเทือนใครก็ยกโทษให้ด้วยนะคะ เขียนเพราะความสงสารตัวเองโดยแท้!!!